Privacyverklaring

Versie: september 2026

In het kort

Wie zijn wij

Youth Turn B.V. is een jeugdhulp- en Wmo-aanbieder in Leiderdorp. Wij zijn verantwoordelijk voor het gebruik van je persoonsgegevens. In de wet heet dat: verwerkingsverantwoordelijke. Onze gegevens:

• Bezoekadres: Valkenpad 26-30, 2317 AN Leiden
• Postadres: Splinterlaan 156A, 2352 SM Leiderdorp
• Telefoon: 071 - 234 01 32 (werkdagen van 9:00 tot 17:00 uur)
• E-mail: info@youthturn.nl
• KvK-nummer: 88945863
• AGB-code: 98106880

De rol van Functionaris Gegevensbescherming wordt binnen Youth Turn vervuld door onze kwaliteitsmanager. Je bereikt die via info@youthturn.nl; zet "privacy" in het onderwerp, dan komt je bericht op de juiste plek.

Deze verklaring geldt voor iedereen van wie we gegevens gebruiken: jongeren, ouders en verzorgers, volwassen cliënten, wettelijk vertegenwoordigers, verwijzers en andere professionals, websitebezoekers en sollicitanten.

Welke gegevens gebruiken we en waar komen ze vandaan

Dat hangt af van wat je bij ons doet. Krijg je hulp van ons? Dan gebruiken we:

• je naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres;
• je burgerservicenummer (BSN). De zorgwetten verplichten ons dat te gebruiken, zodat zeker is dat gegevens bij de juiste persoon horen;
• gegevens van je ouders, gezaghebbenden, wettelijk vertegenwoordiger of andere contactpersonen;
• de verwijzing, de beschikking of toewijzing van de gemeente, of je pgb-gegevens;
• gegevens over je gezondheid, je situatie en de hulp die je krijgt: het hulpverleningsplan of begeleidingsplan, verslagen, afspraken en de uren die we voor je werken;
• gegevens die nodig zijn voor de rekening (declaratie).

De meeste gegevens krijgen we van jou of je ouders. Sommige krijgen we van anderen: van de gemeente (de beschikking of toewijzing), van je verwijzer (bijvoorbeeld je huisarts, het wijkteam of je school), van het zorgkantoor of de Sociale Verzekeringsbank (bij een pgb), of van een eerdere hulpverlener. We vragen alleen wat we nodig hebben.

Stel je een vraag via de website, per e-mail of telefoon? Dan gebruiken we alleen je contactgegevens en je vraag. Zet je je naam op de startlijst van MDT Talent in Beweging? Dan gebruiken we je voornaam, je leeftijd en je telefoonnummer of e-mailadres alleen om je daarover iets te laten weten. Afmelden kan altijd.

Bent u verwijzer, medewerker van een gemeente of school, of een andere professional? Dan gebruiken we uw naam, functie, organisatie en zakelijke contactgegevens om met u samen te werken.

Solliciteer je via hr@youthturn.nl? Dan gebruiken we je cv, je brief en wat je in de gesprekken vertelt alleen voor de sollicitatie. Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen we pas als je bij ons komt werken. Referenties vragen we alleen met jouw toestemming.

Waarom mogen we je gegevens gebruiken

De privacywet (AVG) zegt dat we een goede reden nodig hebben om gegevens te gebruiken. Zo'n reden heet een grondslag. Dit zijn onze doelen en de grondslag die daarbij hoort:

• Goede hulp geven, een dossier bijhouden en de hulp declareren bij de gemeente. Dit is onze wettelijke taak en plicht volgens de Jeugdwet en de Wmo 2015.
• Hulp via een persoonsgebonden budget (pgb). Dan sluiten we met jou of je vertegenwoordiger een zorgovereenkomst en voeren we die uit.
• Voldoen aan andere wettelijke plichten. Zoals de meldplicht bij ernstige incidenten, het toezicht door de inspectie en de gemeente, en de belastingregels.
• Onze hulp bewaken en verbeteren. Bijvoorbeeld door te leren van klachten en incidenten. Ook dat vraagt de wet van ons.
• Informatie delen met bijvoorbeeld je school of huisarts. Daarvoor vragen we eerst je toestemming. Je mag die altijd weer intrekken. Je hulp stopt daar niet door. Soms moeten we dan wel iets anders regelen; dat bespreken we met je.
• Je vraag, aanmelding, sollicitatie of klacht behandelen. Dat is nodig om te doen wat je ons vraagt.
• Onze website en e-mail beveiligen tegen spam en misbruik, en de zakelijke contactgegevens van verwijzers en partners bewaren. Dit is ons gerechtvaardigd belang.

Gegevens over je gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Die mogen we volgens de AVG en de Uitvoeringswet AVG gebruiken omdat wij een instelling voor jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning zijn en ze nodig hebben voor goede hulp en onze administratie. Iedereen die met je gegevens werkt, heeft een geheimhoudingsplicht. Je BSN gebruiken we omdat de Jeugdwet, de Wmo 2015 en de wet over persoonsgegevens in de zorg dat voorschrijven.

Moet je ons deze gegevens geven? Voor hulp uit de Jeugdwet, de Wmo 2015 of de Wlz hebben we een aantal gegevens echt nodig, zoals je naam, geboortedatum en BSN. Zonder die gegevens kunnen we de hulp niet starten en niet declareren. Andere gegevens vragen we alleen als ze nodig zijn voor jouw hulp.

We nemen geen besluiten over jou met alleen een computer. Er kijkt altijd een mens mee.

Ben je jonger dan 18? Wie beslist er

Bij jeugdhulp hangt het van je leeftijd af wie beslist over de hulp en over je gegevens. Dit staat in de Jeugdwet.

• Jonger dan 12 jaar: je ouders of gezaghebbenden beslissen. Zij mogen je dossier inzien. Wij betrekken jou erbij en leggen je uit wat er gebeurt, op een manier die bij je past.
• 12 tot 16 jaar: jij en je ouders beslissen samen. Jij mag zelf je dossier inzien en zelf om een kopie of om vernietiging vragen. Wil jij niet dat je ouders iets lezen? Bespreek dat met je begeleider. We wegen dan zorgvuldig af wat goed voor jou is.
• 16 jaar en ouder: jij beslist zelf. Je ouders krijgen alleen informatie als jij dat goed vindt.

Heeft een van je ouders geen gezag? Dan krijgt die ouder wel belangrijke informatie over hoe het met je gaat, maar geen inzage in je dossier, tenzij jij (of je gezaghebbende ouder) dat goed vindt. Heb je een wettelijk vertegenwoordiger, zoals een mentor of curator? Dan oefent die je rechten uit, zoveel mogelijk samen met jou.

Vul je zelf een formulier op onze website in en ben je jonger dan 16? Vraag dan een ouder of verzorger om mee te kijken.

Met wie delen we je gegevens

We delen je gegevens alleen als dat nodig is voor je hulp, als jij (of je ouder of vertegenwoordiger) toestemming geeft, of als de wet het zegt. Met wie kan dat zijn?

• De gemeente. Die krijgt alleen wat nodig is voor de toewijzing en de declaratie: je BSN, de soort hulp, de start- en einddatum en de geleverde uren. Geen inhoud van je dossier. Dit gaat via het beveiligde berichtenverkeer voor zorgaanbieders en gemeenten.
• Het zorgkantoor en de Sociale Verzekeringsbank. Alleen bij een pgb, voor de zorgovereenkomst en de betaling. Het zorgkantoor alleen als je pgb uit de Wlz komt.
• Je verwijzer, huisarts of school. Alleen met toestemming: van je ouders als je jonger bent dan 12, van jullie samen van 12 tot 16, en van jou vanaf 16. Bij Hulp op School spreken we vooraf met jou en je ouders af wat de school hoort. De school krijgt geen inzage in je dossier.
• Onze partners in de Wmo. Voor Wmo-begeleiding en dagbesteding werken we samen met Trimente en Massive Care. Ieder van ons is verantwoordelijk voor het eigen cliëntdossier. Eén van ons is penvoerder en regelt het contact en de declaratie met de gemeente: in de Leidse regio is dat Trimente, in de Duin- en Bollenstreek en Katwijk Youth Turn. De penvoerder krijgt daarvoor de gegevens die nodig zijn voor de declaratie, zoals je BSN, de soort hulp en het aantal uren.
• Leveranciers die voor ons werken. Zilliz (ons cliëntdossier), Microsoft 365 (e-mail en documenten), Q-Link (ons kwaliteitssysteem, waarin we klachten, incidenten en datalekken registreren), onze salaris- en HR-software, onze hostingpartij, Klachtenportaal Zorg en Google (alleen voor de spamcontrole bij onze formulieren). Wij leggen met deze leveranciers vast dat zij je gegevens alleen mogen gebruiken voor het werk dat zij voor ons doen (een verwerkersovereenkomst).
• Toezichthouders. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd en de Wmo-toezichthouder van de gemeente (de GGD) mogen bij een controle of na een ernstig incident gegevens inzien. Dat staat in de wet.
• De gezinsvoogd of de Raad voor de Kinderbescherming. Alleen als er een kinderbeschermingsmaatregel loopt en de informatie daarvoor nodig is.
• Veilig Thuis. Alleen bij zorgen over veiligheid, zie hieronder bij de Meldcode.
• Klachtenportaal Zorg. Alleen als jij een klacht indient of om de klachtenfunctionaris vraagt.
• Onze accountant, die onze administratie controleert. Ook de accountant heeft een geheimhoudingsplicht.
• De subsidiegever van MDT. Gaat MDT Talent in Beweging van start en doe je mee? Dan leggen we je vooraf uit welke gegevens we voor de subsidie bijhouden en hoe lang.

We verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze niet voor reclame.

Gegevens buiten de Europese Unie

We kiezen leveranciers die je gegevens binnen de Europese Unie opslaan. Eén uitzondering: ga je een formulier op onze website invullen, dan gaan gegevens naar Google (reCAPTCHA) in de Verenigde Staten. Google is daarvoor gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework. Dat betekent dat de Europese Commissie heeft goedgekeurd dat aangesloten Amerikaanse bedrijven persoonsgegevens voldoende beschermen. Meer lees je in onze cookieverklaring.

Zorgen over veiligheid: de Meldcode

Wij werken volgens de Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling en hebben een aandachtsfunctionaris die collega’s daarbij begeleidt. Dat is wettelijk verplicht voor jeugdhulp en Wmo-ondersteuning. Hebben we zorgen over jouw veiligheid of die van een kind? Dan volgen we de vijf stappen van de Meldcode. We bespreken onze zorgen waar mogelijk eerst met jou en je gezin. Soms moeten we informatie delen met Veilig Thuis, ook zonder toestemming. De wet staat dat toe als het nodig is om geweld of mishandeling te stoppen. We delen dan alleen wat daarvoor nodig is en schrijven in je dossier op wat we hebben gedaan.

Hoe lang bewaren we je gegevens

• Jeugdhulpdossier: 20 jaar. De termijn begint op het moment dat er voor het laatst iets in je dossier is veranderd, meestal rond het einde van je hulp. Dat staat in de Jeugdwet. Soms bewaren we langer, als dat nodig is voor goede hulp.
• Wmo-dossier: 15 jaar na de laatste wijziging in je dossier. Dat staat in de Wmo 2015.
• Begeleiding via een pgb uit de Wlz: 20 jaar na de laatste wijziging in je dossier. Voor deze zorg noemt de wet geen vaste termijn; wij kiezen dezelfde termijn als voor een zorgdossier. Krijg je jeugdhulp of Wmo-ondersteuning via een pgb? Dan geldt de termijn van dat dossier.
• Klachtdossier: 2 jaar na afronding van de klacht. Wat we van klachten leren, houden we langer bij, zonder namen.
• Sollicitaties: 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Wil je dat we je gegevens bewaren voor een volgende vacature? Dan vragen we je toestemming en bewaren we ze maximaal 1 jaar.
• Vragen via de website, e-mail of telefoon, ook de startlijst voor MDT Talent in Beweging: tot 12 maanden na afhandeling. Word je cliënt bij ons? Dan hoort je aanmelding bij je dossier.
• Financiële administratie, zoals facturen en declaraties: 7 jaar. Dit moet van de belastingwet.
• Logbestanden van onze website: onze hostingpartij bewaart die zolang dat nodig is om de website te beveiligen en storingen op te lossen.

Na de bewaartermijn verwijderen of vernietigen we je gegevens.

Wil je dat we je dossier eerder vernietigen? Dat kun je vragen. We laten je binnen 1 maand weten wat we doen en vernietigen de gegevens daarna zo snel mogelijk, uiterlijk binnen 3 maanden. We doen het niet als de wet ons verplicht de gegevens te bewaren, of als iemand anders een groot belang heeft bij bewaren, bijvoorbeeld een broer of zus over wie in jouw dossier iets staat. We leggen je altijd uit wat wel en niet kan.

Hoe beveiligen we je gegevens

We nemen maatregelen om je gegevens veilig te houden:

• Alleen medewerkers die het voor hun werk nodig hebben, krijgen toegang tot je gegevens. Iedereen werkt met een persoonlijke inlog.
• Alle medewerkers hebben een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en een geheimhoudingsplicht.
• We hebben beleid voor informatiebeveiliging, voor wie toegang krijgt tot welke gegevens en voor het melden van datalekken.
• Verwijzers en gemeenten sturen ons vertrouwelijke stukken via beveiligde e-mail (Zivver).

Wil je ons zelf iets vertrouwelijks sturen, zoals een verslag? Stuur ons geen medische informatie of je BSN via het gewone contactformulier of gewone e-mail. Mail naar jeugd@ of wmo@youthturn.nl en vraag om een beveiligd Zivver-bericht; daarop kun je veilig documenten meesturen.

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien en een kopie te krijgen, op papier of digitaal;
• fouten te laten verbeteren of iets aan te laten vullen, bijvoorbeeld je eigen verklaring bij een verslag;
• gegevens te laten verwijderen of je dossier te laten vernietigen (zie hierboven);
• het gebruik van je gegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens;
• je gegevens te laten overdragen aan een andere zorgaanbieder;
• je toestemming in te trekken, als we die hebben gevraagd.

Ben je jonger dan 12? Dan vragen je ouders of gezaghebbenden dit voor je. Ben je 12 of ouder? Dan mag je het zelf vragen.

Wil je een van deze rechten gebruiken? Mail naar info@youthturn.nl of bel 071 - 234 01 32. We reageren binnen 1 maand. Is je vraag ingewikkeld of vraag je veel tegelijk? Dan mogen we er 2 maanden langer over doen. Dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. Soms vragen we je om je legitimatie te laten zien, zodat we zeker weten dat jij het bent. Stuur ons nooit een kopie van je identiteitsbewijs. Dit kost niets.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten via klachten@youthturn.nl, dan zoeken we samen een oplossing. Hoe dat verder gaat, lees je in onze klachtenregeling. Je kunt ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Website, formulieren en cookies

Onze website gebruikt geen trackingcookies en geen statistiekprogramma's. Lettertypen en beeld staan op onze eigen server. Vul je een formulier in? Dan gaat je bericht als e-mail naar de juiste mailbox van Youth Turn; de website zelf bewaart het niet. We gebruiken die gegevens alleen voor je vraag of aanmelding.

Om spam tegen te gaan hebben onze formulieren een spamcontrole van Google (reCAPTCHA). Die start pas als je in een veld van het formulier klikt of typt; lees je alleen onze pagina's, dan gaat er niets naar Google. Zodra de controle start, plaatst Google een cookie en krijgt Google je IP-adres en gegevens over je apparaat, je browser en de manier waarop je het formulier invult. Google verwerkt die gegevens in onze opdracht, alleen om spam te herkennen. Meer lees je in onze cookieverklaring.

Als er iets misgaat: datalek

Gaat er toch iets mis met je gegevens, bijvoorbeeld een mail naar de verkeerde persoon? Dat heet een datalek. We onderzoeken het direct en beperken de schade. Waar de wet dat vraagt, melden we het lek binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Is er een hoog risico voor jou? Dan informeren we jou ook, zodat je zelf maatregelen kunt nemen. Zie jij iets dat niet klopt? Meld het ons via info@youthturn.nl of 071 - 234 01 32.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de wet verandert of als we met een nieuwe leverancier gaan werken. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina, met de datum bovenaan. Bij een belangrijke wijziging laten we het je weten.

Vragen over je gegevens

Vragen over privacy of over je gegevens? Mail naar info@youthturn.nl (zet "privacy" in het onderwerp) of bel 071 - 234 01 32 (werkdagen van 9:00 tot 17:00 uur). Vragen over je hulp stel je aan je begeleider, of via jeugd@youthturn.nl (jeugdhulp) of wmo@youthturn.nl (Wmo en dagbesteding). Wil je je aanmelden? Dat kan via onze aanmeldpagina.